Vacature: Administratieve Medewerker (m/v/x)

P.A.R.T.S. is op zoek naar een nieuwe voltijdse collega met een veelzijdig profiel om meerdere afdelingen en collega’s te ondersteunen.

Vacature: Administratieve Medewerker (m/v/x)

Functieomschrijving

Je ondersteunt het team op verschillende domeinen: financiën en boekhouding, studentenadministratie, academische en algemene administratie en HR. De rol vereist regelmatige interactie met teamleden op alle niveaus, van management tot staf, evenals met docenten, studenten, externe partners, leveranciers en gespecialiseerde organisaties in financiën en HR. De taken bestaan uit terugkerende wekelijkse en maandelijkse deadlines, evenals projectondersteuning met specifieke deadlines.

Verantwoordelijkheden

Je biedt ondersteuning aan het team op onderstaande expertisegebieden:

Financiën en boekhouding (50%)

- Beheren van financiële informatie, administratieve bestanden en documenten (zoals kopieën van betaalde facturen, cheques, terugbetalingen, rapporten, leveranciersbestanden, kwitanties, enz.) om documentatie beschikbaar te houden en te voldoen aan vastgestelde beleidslijnen en wettelijke richtlijnen.
- Verwerken en coderen van facturen, creditnota’s en ontvangstbewijzen.
- Zorgen voor een duidelijke registratie van financiële transacties (inkomsten en uitgaven) in lijn met de eisen van de organisatie en de belastingautoriteiten.
- Beantwoorden van vragen van klanten en opvolgen van openstaande betalingen.
- Controleren en verifiëren van banktransacties.
- Signaleren en corrigeren van fouten of boekhoudkundige discrepanties.
- Bieden van betrouwbare administratieve boekhoudondersteuning en klantenservice.
- Reconciliëren van bankbetalingen en bankafschriften
- Uitvoeren van maandelijkse afsluitingstaken om ervoor te zorgen dat de boekhouding op tijd wordt afgerond.
- Verifiëren en uitvoeren van creditcard-, kas- en banktransacties.
- Ondersteuning bij verzekeringsprocessen.

Administratie (20%)

- Beheren van de agenda van de (adjunct-)directeur (bijv. planning van vergaderingen met het bestuur, programmaraad, andere academische, project- of teamvergaderingen).
- Coördineren van agenda’s, regelen van vergaderingen en verspreiden van memo’s en rapporten op basis van behoeften en verzoeken.
- Ervoor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte blijven van belangrijk nieuws van en over de organisatie
- Ondersteuning van de (adjunct-)directeur bij de voorbereiding van dossiers, rapporten, documentatie en presentaties.
- Boeken van reizen en accommodaties.
- Plannen van interne en externe evenementen.
- Reserveren van vergaderruimtes.
- Beantwoorden van telefoon- en e-mailvragen en professioneel omgaan met eventuele klachten.
- Samenwerken met leveranciers en Rosas’ frontdeskbeheerder om ervoor te zorgen dat kantoorbenodigdheden op peil blijven.
- Bedienen van kopieerapparatuur, printers en andere benodigde apparatuur.

Algemeen (30%)

- Actief deelnemen aan campusvergaderingen en netwerkevenementen.
- Ondersteunen van de HR Business Partner bij taken zoals: Opstellen van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documentatie.
- Bijwerken en onderhouden van interne regels en beleidslijnen in overeenstemming met het wettelijke kader.
- Onderhouden van nauwe samenwerking met de pedagogisch coördinator en studentenadministratie.

Profiel en Selectiecriteria

- Je hebt een bachelordiploma; achtergrond in bedrijfskunde, boekhouding, openbaar bestuur of aanverwante vakgebieden zijn een pluspunt.
- Certificeringen in kantoorbeheer en boekhouding zijn een pluspunt.
- Je hebt al basiservaring in boekhouding, met name in crediteuren- en debiteurenbeheer, en/of je bent bereid om dit te leren; boekhoudkundige kwalificaties en/of bewezen kennis van professionele boekhoudprincipes en -praktijken zijn een meerwaarde.
- Je hebt al ervaring met financiële, boekhoudkundige en administratieve informatiesystemen.
- Je hebt ervaring met managementinformatiesystemen en -procedures
- Je hebt ervaring met MS Office en bent vertrouwd met het gebruik van Google Apps-platformen en Drive.
- Je bent dynamisch en werkt graag aan meerdere projecten tegelijkertijd.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en een oplossingsgerichte houding.
- Je kunt analytisch denken en hebt oog voor detail.
- Je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Je bent communicatief en werkt graag in teamverband.
- Je beschikt over interpersoonlijke vaardigheden in relatie tot een verscheidenheid aan culturele en etnische belanghebbenden groepen.
- Je bent gemotiveerd om nauw samen te werken met verschillende belanghebbenden en een breed scala aan organisaties en doelgroepen.
- Je kunt zelfstandig werken, prioriteiten stellen en deadlines halen.
- Je Engels is professioneel (C1/2); je Nederlands is minstens op werkvaardigheidsniveau (B2), en/of je bent bereid om dit te verbeteren. Kennis van Frans en/of andere talen is een pluspunt.
- Je beschikt over werkrechten in België.

Wenselijk

- Diploma in boekhouding/bedrijfskunde
- En/of ervaring met boekhoudsoftware (Exact, Oracle, SAP, Sage).
- Ervaring in het hoger onderwijs of culturele sector, bij voorkeur met internationale studenten.

Aanbod

- Een voltijds contract (100%) van onbepaalde duur
- Marktconform salaris conform CAO Podiumkunsten (schaal B) inclusief relevante anciënniteit.
- Eindejaarsbonus
- Hospitalisatieverzekering voor jou en je gezinsleden.
- Eco-cheques
- Gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer
- Een gevarieerde functie in een internationale werkomgeving.
- Mogelijkheid om voorstellingen en evenementen bij te wonen.

Startdatum

Onmiddellijk

Geïnteresseerd?

Stuur ten laatste op 15 februari je motivatiebrief en C.V. naar sollicitaties@parts.be
Voor bijkomende info kunt u contact opnemen met Cristina Trifu: cristina.trifu@parts.be
Gesprekken vinden plaats in meerdere rondes op doorlopende basis.
P.A.R.T.S. hanteert een expliciet non-discriminatiebeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren die kan bijdragen aan diversiteit binnen het team.

Over P.A.R.T.S.

P.A.R.T.S. is een internationale school voor hedendaagse dans in Brussel. P.A.R.T.S. biedt twee dansprogramma's aan: Training is een driejarige bacheloropleiding voor aspirant-dansers en choreografen, STUDIOS is een tweejarige specialisatieopleiding met een focus op jonge makers. De studentengemeenschap bestaat uit ongeveer 50 studenten met verschillende achtergronden. P.A.R.T.S. is stevig verankerd in het artistieke veld en verwelkomt jaarlijks meer dan 65 gastdocenten en kunstenaars.

P.A.R.T.S. werd opgericht in 1995 en staat onder leiding van choreografe Anne Teresa De Keersmaeker. Gelegen aan de Van Volxemlaan in Vorst, maakt de school deel uit van een dynamische artistieke werkplek waar ook dansgezelschap Rosas en het hedendaagse muziekensemble Ictus zijn gehuisvest.